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Protección de datos personales en actividades de gestión humana

En materia de protección de datos personales y habeas data, uno de los mayores retos al momento de implementar la Ley 1581 del 2012, consiste en la sensibilización del área de gestión humana o departamento encargado de la vinculación de personal a empresa.

Si bien, desde ya hace un par de años hemos escuchado sobre la importancia de implementar la Ley 1581 del 2012, tanto por personas jurídicas y naturales, más aún, cuando la Superintendencia de Industria y Comercio ha indicado que es requisito registrar las bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos – RBND-, lo cierto es que a la fecha muchas empresas y personas naturales aún no han dado cumplimiento; sin embargo, el mayor limitante que se puede observar, es la falta de conocimiento o de importancia que se le ha dado a esta norma en lo concerniente a la información de los trabajadores.

Actividades de gestión humana deben ligarse a la protección de datos personales

En pleno 2017, 4 cuatro años después de la llegada de la Ley 1581 del 2012 y contando con las Circulares externas No. 02 del 3 de noviembre del 2015 y 001 del 8 de noviembre del 2016 de la SIC, muchas personas jurídicas y naturales aún consideran que al no tener bases de datos de proveedores y/o contratistas, el reporte ante la Superintendencia de Industria y Comercio y el cumplimiento de la Ley 1581 del 2012 no es necesario; sin embargo, es importante recordar que la mayoría de empresas y/o comerciantes cuentan con trabajadores y por lo tanto, nos encontramos ante una base de datos de aquellos.

Ahora bien, recordemos que la Ley 1581 del 2012 tiene como objetivo desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política (habeas data), por lo tanto, en condición de empleador o contratante, se debe proteger al titular del dato personal, procurar la protección de sus derechos y sobre todo, brindar seguridad de la información personal que se posee de aquel.

Autorización para el tratamiento de datos personales de los trabajadores y contratistas

Sin importar que tipo de trabajador sea o inclusive se trate de prestadores de servicios, siempre se debe contar la autorización para el tratamiento de datos personales, es más sugerimos contar con autorización inclusive desde la etapa de convocatoria y selección, y no esperar hasta que se vaya a crear el vínculo laboral como tal.

Reglamento interno de trabajo debe incluir la protección de datos personales

Una correcta aplicación de la Ley 1581 del 2012, incluye abordar lo plasmado en el Reglamento Interno de Trabajo de cada organización. Recordemos que éste es uno de los documentos más importantes a nivel gestión humana, el cual en conjunto con el contrato laboral, nos permite regir correctamente el vínculo existente con el personal.

Contratos laborales también deben contener asuntos sobre datos personales

Muchos empleadores se han puesto juiciosos al momento de formalizar la relación laboral, ahora vemos como los formatos pre diseñados que se venden en cualquier papelería, han dejado de ser usados y vemos como cada vez más contratantes se esmeran por regular el vínculo a través de contratos realizados para cada cargo.

Sin embargo, la falta de desconocimiento o de aplicación de la Ley 1581 del 2012, hace que en la estructuración de estos, se omitan puntos importantes relacionados con la protección de datos personales, ocasionando que ha futuro, dichos empleadores se vean obligados a realizar modificaciones o adhesiones a los contratos, provocando un mayor desgaste tanto de actividades como e aspectos económicos.

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