Correos electrónicos del comerciante deben guardarse por 10 años

Correos electrónicos, libros de comercio
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¿Los correos electrónicos que se den en la actividad comercial, deben ser guardados?

El Código de Comercio y la la Ley 962 de 2005 señalan que los papeles del comerciante, los libros de contabilidad, de actas, de registro de aportes, los comprobantes de las cuentas, los soportes de contabilidad y la correspondencia relacionada con las operaciones deberán guardarse por 10 años; sin embargo, podrán ser destruidos a los 10 años, si se garantiza su reproducción, así mismo, se podrá utilizar para la conservación cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta.

Conservación de los correos electrónicos

Recordemos que los libros de comercio  se dividen en  obligatorios y los auxiliares, los primeros son los que determina la ley como tal, y los segundos,  es decir, los auxiliares, son aquellos necesarios para el completo entendimiento de los obligatorios. Dentro de los libros de comercio se encuentran los libros de contabilidad, libros de actas de asamblea o junta de socios, el de registro de acciones, entre otros.

Por lo anterior, los mensajes de datos, como lo son los correos electrónicos, que estén relacionados los libros y papeles del comerciante, también deberán almacenarse por 10 años.

Sobre lo anterior, la Superintendencia de Sociedades en su Oficio 220-252836 del 28 de diciembre del 2016, justificó tal obligación de la siguiente manera:

“cuyo propósito esencial en dicha tarea no es otro que el lograr también la integridad, inalterabilidad y seguridad de la información para los interesados en la misma, como la garantía de ubicarla y obtenerla apropiadamente por medios que garanticen su reproducción exacta y evitar así traumatismos innecesarios por su incuria en dicha labor.

(…)

No estará sujeta a la obligación de conservación, la información que tenga por única finalidad facilitar el envío o recepción de los mensajes de datos.”

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Abogada, especialista en Derecho Informático y Nuevas Tecnologías.